методи оптимізації в управлінні факси для малого та середнього бізнесу

Малий і середній бізнес від медичних, юридичних, фінансових послуг, логістики і транспорту отримує велику кількість факсів щодня. Як і у всіх малих і середніх підприємств, будь-яке з цих прийнятих факсів може мати вирішальне значення для їхнього бізнесу.

Зазвичай є один виділено людини / працівника, відповідального або прийомі, реєстрації, зберігання та забезпечення резервним для прийнятих факсів. У разі, якщо ці факси приймаються через звичайний факсимільний апарат, є кілька проблем, які ця людина може зіткнутися:

• факсимільний апарат не працює, і не факс не береться протягом наступних кількох годин
• Прийняті документи повинні бути помічені, зберігаються і резервним для цих документів має бути забезпечено. Хоча це і є трудомістким завданням у разі, якщо апарат отримує факси на папері і повинні зберігатися в паперовому форматі на основі, це може бути абсолютно неефективною, якщо ці факси будуть зберігатися в електронному середовищі (для різних цілей: співпраця, бек- вгору і т.д.)
А приймаюча-тегів для зберігання резервного процесу, як правило, забирає багато часу, відведеного часу і витрати можуть бути значно зменшена разом з підвищення безпеки і резервного копіювання недоліки, які нормальні факсів курок.

Один із способів поліпшити описаної вище ситуації є використання Visendo факс @ Mail. Це був справжній успіх протягом останніх 5 років, бо вона перетворює описаних вище ситуацій, в короткий і простий у розгортанні процесів. Разом з новою версією – Факс Пошта @ 10, випущений в червні 2010 року, він йде ще далі в плані оптимізації процесу: кілька каналів ISDN, працює як сервіс, кращі графічні оцінки, підтримує віртуальні середовища та інші важливі особливості.

Крім того, ми поговоримо про 5 основних пунктів для оптимізації обговорюються прийому факсу-зберігання-процесі створення резервної копії.
1. Підвищити продуктивність праці співробітників за рахунок зменшення часу, що витрачається і складність її окремих завдань (про процес прийому факсу)
2. Подолання тимчасового або постійного відмови факсів
3. Енергозбереження та віртуалізації
4. Мінімальна IT ресурсів, необхідних: немає SMTP сервера для відправки та отримання повідомлень електронної пошти, які мають факсимільні повідомлення, докладені
5. Використовуючи додаток як сервіс: управляти всім онлайн

Давайте обговоримо ці 5 методи докладно, стежачи при цьому на те, що нас цікавить найбільше: оптимізації процесу.

1. Підвищити продуктивність праці співробітників
Перший аспект, який необхідно приймати до уваги, є продуктивність виділеного співробітника, який управляє отриманих факсів через весь процес отримання, індексування, збереження і забезпечення резервного копіювання.
Хоча це, як правило, багато часу і схильних до випадання (більше і більше людей скаржаться, що їх факсом машина “вниз”), він є важливим завданням, що має бути зроблено з прицілом на деталях, особливо в тих випадках, юридичних, фінансових та організацій охорони здоров’я.
Загалом, коли факс надходять в поштову скриньку, він може бути легко індексується і зберігається в той час як резервний автоматично зберігатися на сервері (локальний комп’ютер). Це може заощадити до 80% часу, що витрачається на отримання факсів на папері, їх сканування, зберігання та індексації їх вручну.

2. “Мій факс мертвий; як я можу отримати мої подальші факсів?”
У той час як це відбувається часто Вея, для багатьох компаній втратили або недоречними факс через технічні проблеми факсимільний апарат може бути втрачено клієнта. А для малого та середнього бізнесу, клієнт може зробити різницю між позитивний грошовий потік і негативного.
З Visendo факс @ Mail, навіть якщо факс машини вниз, факси можна приймати по електронній пошті, отже, заощаджуючи дорогоцінний час і потенційних клієнтів.

3. Економія енергії і бути зеленим в процесі інтеграції факс Пошта @ 10 з вами віртуальному середовищі
Факс Пошта @ 10 може бути легко інтегрована з віртуальними середовищами та додатками FoIP, отже, економії енергії та забезпечення зелена мітка. Це приходить разом з усім зеленим ІТ обман, який передбачає, що компанії повинні докласти все більше і більше ресурсів в той же час якомога ефективнішою.

4. Немає SMTP сервера не потрібно.
Звичайно для відправлення факсу на Вашу електронну скриньку, прохання сервер SMTP повинен бути зроблений. Поки що SMTP серверів поступово замінені на більш сучасні технології і, поки вони ще дорогих додатків (наприклад, Microsoft Exchange), що невеликі компанії не можуть дозволити собі, факс Пошта @ 10 може керувати факсів по прямій відправки MX. Це забезпечує економію та гнучкість – система може бути налаштована для серверів SMTP, а також.

5. Факс @ пошта 10 тепер можуть бути використані в якості служби.
Це був необхідний для багатьох клієнтів і тестерів. Це просто тенденція і люди починають розглядати це як більш гнучка і проста у використанні можливість. Будь-яка маленька компанія зможе використовувати свій факс Пошта @ 10 онлайн, через інтернет-браузер.
Звичайно, є більше можливостей, які можуть поліпшити процеси і допомогти SMB подолати труднощі отримання важливої ​​факси: доступну ціну, підтримка додатків Microsoft офіс і т.д.

На закінчення, з метою оптимізації прийому факсу-тегів для зберігання-процесі створення резервної копії, маючи на увазі важливість індивідуальних факси для малого та середнього бізнесу, малого і середнього бізнесу повинні знайти способи, щоб: підвищити продуктивність виділеного співробітника, щоб подолати ситуації, коли факсимільні апарати вниз, скоротити витрати за рахунок економії енергії і, щоб мати можливість запускати всі цю послугу онлайн без будь-яких допоміжних дороге програмне забезпечення (наприклад, SMTP-клієнтів).