архівування документів – організацію та зберігання для подальшого вилучення

Коли прийшов час для документа, щоб залишити щоденного використання і йти в архівування документів у вас є момент невизначеності? Я маю на увазі найдрібніші укол страху, що ви не знаєте точно, де це відбувається і, що ще більш важливо, ви не знаєте, як, або якщо ви зможете взяти його з архівування документів у разі потреби. Ви знаєте, ваш розум сталевий капкан, але ви бачили його отримати трохи іржава, коли справа доходить до пам’ятаючи деякі дивні речі, які ви назвали ваш файлів. Ви навіть архів ваших документів, або ж вони просто сидіти там “etherland” на жорсткому диску чиєїсь де ніхто не знає, де це в? Напевно, так. . .

Звичайно, якщо ви коли-небудь відправили файл архівування документів і втратив його в чорну діру кіберпросторі, ваші побоювання зрозумілі. Я чекаю моменту тиха емпатії. Всі жарти в сторону, архівування документів є одним з найсерйозніших викликів, перед компанією. Якщо ви не можете бути впевнені, документи з минулого можна витягнути назад і переглянути, а іноді оновлюється, ви побудували вашу організацію на піску: вона не може стояти.

Правда, організації створюють оцифровані дані із загрозливою швидкістю щороку. Багато компаній, які почали з малого за допомогою декількох людей, що використовують настільні ПК є в даний час 3 або 4 років у майбутньому і, дивлячись на 30 осіб весело використанням настільних зберігання без реальних електронних організаційний план.

Уявіть собі документ архівування та пошуку, коли … Марія називає її файли для її улюблених квітів: Договір Джонсон у розділі “братки”, тому що клієнт є своєрідною Wimpy. Проникливий розум Джона придумали систему, засновану на машині частин: Важливі контракти всі йдуть в “двигун” файл бо вони тримають компанія збирається. Карл, радіоаматор, використовує найбільш повне 8601time ISO-формат іменування файлів, його файли виглядати 2008-07-16T19: 20:30.45 +01:00. І, таким чином, він йде. За такої системи не може бути ніякої реальної архівування документів за рамки просто резервне копіювання всієї системи кожного щоночі, і сподіваючись на краще. Якщо у вас є щось отримати, (не дай бог), ви, можливо, також спіритичний сеанс, щоб з’ясувати, що популярне документ називається і де він знаходиться. Архівування документів вимагає організації, планування та узгодження (і використання) документ іменування. Тільки маючи всі слідувати погодженими правилами, ви зможете впевнено відправити файл на вашій системі для архівування документів і знаю, у вашому серці, ви повинні не тільки глибоко sixed його.

Звичайно, найкращий час для налаштування іменування і план архівування документів, коли ваша компанія тільки починає. Занадто пізно для цього? Може бути, ви тоді, призначати нещасного група відважних добровольців, щоб встановити вашу іменування, а потім вимагають, щоб співробітники витратити пару годин кожен день переглядають свої старі файли і Пересохраненіе їх, щоб відповідати в межах архівування документів іменування – ні? Або, почніть з одного відділу в вашій компанії, чисті речі, а потім рухатися далі – ні? Використання ASP основі сьогоднішніх інструментів управління документами може допомогти вам відмовитися від цих тимчасових смоктання кроки, використовуючи мета-даних вже вбудована в кожен документ. Я запропонував би йти цим шляхом – це набагато більш економічно ефективним. Я завжди намагаюся пам’ятати, що повністю завантажений вартістю $ 40,000 / рік ресурс буде коштувати мені близько $ 25 до $ 30 на годину – деякі з кращих систем там тільки коштувати $ 120/mo. Це не займе дуже багато годин ручного втручання, щоб зробити це кожен місяць.

Зрештою, так чи інакше, ви отримаєте їх все зроблено. Слово застереження: переконатися, що всі резервні копії, перш ніж почати капітальний ремонт свою божевільний систему іменування і кільової речі, які можуть бути кинуті. Таким чином, ви не будете випадково викинути щось незамінне.

Звичайно, кожен файл в майбутньому повинні бути створені, щоб відповідати гладко в нової архівування документів іменування. Це може бути запит на використання деяких з кращих рішень ASP управління документами. Тільки тоді, коли твердий план набув чинності може у вас є молитва наступності в архівування документів у вашій організації: тобто, коли один співробітник залишає організацію, новий співробітник може відразу підібрати і мають право документ в його або її руки кожного разу. Яка концепція!

Як тільки ви організували, ви готові для зберігання та вилучення. Уникайте спільного вирішення зберігання резервного копіювання на стрічку. Це цифрової епохи. Необхідно зберігати цифровій формі, мати третю сторону ECM постачальника забезпечити вашу архівування документів через Інтернет. Але щоб ви не вирішили, принаймні у вас буде впевненість, яка приходить від знання, що, коли бос просить Холмса контракту з 1988 року, у вас не буде пам’ятати, що ви подали його під ім’ям матері вашої колишньої дружини .